Política de Tratamiento de Datos

1. Responsable del tratamiento

Responsable: Kaizen Group
Domicilio: Valledupar, Cesar, Colombia
Dirección: Centro Comercial Unicentro, local 3-37, Valledupar, Cesar, Colombia
Correo: info@okaizen.org
Teléfono: +57 321 232 1542

2. Marco legal y alcance

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, y se aplica a los datos personales que Kaizen Group recolecta a través de su sitio web, sus canales de contacto y sus relaciones comerciales, laborales y contractuales.

3. Datos que recolectamos

Formulario de contacto: nombre, correo electrónico, asunto y el mensaje que nos escribes.
Canales de atención (correo, teléfono y WhatsApp): los datos que compartas al comunicarte con nosotros.
Asistente Kaizen AI del sitio: el texto de las preguntas que escribes. Te pedimos no incluir datos personales en ellas.
Solicitud de reunión (agenda del asistente): nombre, institución o empresa, cargo, correo electrónico, teléfono, tema, modalidad, fecha y franja preferidas, y el mensaje que nos escribas. Guardamos además la fecha, la dirección IP y la versión de esta política con la que diste tu autorización.
Procesos de selección: los datos de la hoja de vida que nos envíes voluntariamente.
Clientes, proveedores y contratistas: datos de contacto y los necesarios para la relación contractual.
Datos técnicos: dirección IP y registros del servidor, usados por seguridad, y cookies técnicas indispensables para el funcionamiento del sitio.

A través del sitio web no solicitamos datos sensibles. Si en algún caso fuera necesario, te informaremos que responder es facultativo.

4. Finalidades del tratamiento

Atender y responder tus solicitudes, preguntas y cotizaciones.
Agendar, confirmar y preparar las reuniones que solicites a través del sitio, y contactarte para ello.
Enviarte información sobre nuestros servicios cuando la hayas solicitado.
Gestionar la relación con clientes, proveedores y contratistas.
Adelantar procesos de selección de personal.
Generar respuestas del asistente de IA a las preguntas formuladas en el sitio.
Garantizar la seguridad del sitio web y prevenir usos indebidos.
Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

5. Datos de nuestros clientes del sector salud

En los proyectos que desarrollamos para EPS, IPS y hospitales, podemos tratar información de sus bases de datos (incluidos datos de salud) únicamente por cuenta de ellos, en calidad de encargados del tratamiento, siguiendo sus instrucciones y sus propias políticas, y bajo los acuerdos de confidencialidad y seguridad pactados. Las solicitudes sobre esos datos deben dirigirse a la entidad responsable.

6. Proveedores tecnológicos

Para operar usamos proveedores que pueden tratar datos por nuestra cuenta, entre ellos servicios de correo electrónico, alojamiento web, WhatsApp como canal de mensajería y Google (Gemini) para el asistente de IA. Algunos de ellos pueden almacenar la información fuera de Colombia. Exigimos a nuestros proveedores medidas adecuadas de seguridad y confidencialidad.

7. Tus derechos como titular

Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que hemos dado a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Acceder en forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Área responsable de atender tus solicitudes

El Área de Protección de Datos Personales de Kaizen Group atiende las peticiones, consultas y reclamos sobre tus datos personales. Contacto: info@okaizen.org · +57 321 232 1542 · Centro Comercial Unicentro, local 3-37, Valledupar, Cesar, Colombia.

9. Procedimiento para ejercer tus derechos

Escríbenos a info@okaizen.org indicando tu nombre, tu identificación, tu solicitud y un medio para responderte. Los plazos son los que fija la Ley 1581 de 2012:

10 días hábiles Consultas. Si no es posible responder en ese término, te informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.

15 días hábiles Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria), contados desde el día siguiente a su recibo. Prórroga máxima: 8 días hábiles, informándote los motivos.

El reclamo debe incluir tu identificación, la descripción de los hechos que lo motivan, tu dirección y los documentos que quieras hacer valer. Si está incompleto, te pediremos dentro de los 5 días siguientes a su recepción que subsanes lo que falte.

10. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11. Vigencia

Esta política rige desde el 30 de septiembre de 2026. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente antes de su implementación.